pl en de
 

Klienci

 
 

Case Study

Obsługa akcji promocyjnej (NEKK, Poznań)

Działania:

  • Konsultacje merytoryczne przed rozpoczęciem akcji
  • Przygotowanie wniosku rejestracyjnego bazy do GIODO
  • Udostępnienie platformy Data Hawk i hosting bazy danych
  • Wprowadzanie danych z formularzy papierowych

Klient zwrócił się do nas na etapie przygotowywania akcji dzięki czemu mogliśmy wspomóc agencję swoją wiedzą i doświadczeniem już w trakcie planowania konkretnych działań czy projektowania formularza zgłoszeniowego. Pozwala to uniknąć błędów oraz wpływa na zoptymalizowanie kosztów.

„Oferta E-Data Systems zachęciła nas do budowania bazy danych. Dzięki zewnętrznej obsłudze wprowadzania i hostingu baz danych możemy skupić się na naszych podstawowych działaniach koncentrując zasoby firmy na kontakcie z klientem i obsłudze całej akcji. Data Hawk jest platformą do której trafiają dane wykorzystywane w dalszych działaniach z klientem. Korzystanie z zewnętrznej firmy eliminuje także konieczność spełniania wielu wymogów formalnych oraz inwestycji w infrastrukturę czy know-how.” (Krzysztof Szubert, NEKK)

Korzyści:

  • Usprawnienie przebiegu akcji
  • Możliwość koncentracji zasobów agencji na obsłudze akcji dla klienta
  • Możliwość bieżącego monitorowania akcji
  • Dostęp do aktualnych raportów
 

Obsługa Loterii SMS

Obsługiwana przez nas agencja marketingowa zgłosiła się z prośbą o przygotowanie rozwiązania usprawniającego mechanizm loterii SMS. Chodziło o połączenie zgłoszeń przesyłanych za pomocą SMS od uczestników oraz papierowych formularzy wraz z dołączonym dowodem zakupu, które wysyłane były przez zwycięzców. Wcześniejsze doświadczenia klienta wykazywały konieczność dopracowania tego elementu aby usprawnić proces weryfikacji zgłoszeń i wysyłki nagród oraz zmniejszyć ilość reklamacji.

Zaproponowane przez nas rozwiązanie polegało na połączeniu bramki SMS z systemem DataHawk oraz wykorzystania tworzonej w ten sposób bazy danych do weryfikacji wprowadzanych manualnie zgłoszeń.

Dzięki zastosowaniu takiego rozwiązania w momencie wprowadzenia danych z formularza papierowego od razu zapisywana była informacja o spełnieniu bądź nie spełnieniu wymagań regulaminu. Przygotowane wcześniej kwerendy umożliwiały pracownikom agencji zdalne tworzenie raportów w tym list wysyłkowych.  

 

Obsługa programu premiowanych zakupów B2B

Działania:

  • Konsultacje merytoryczne przed rozpoczęciem oraz w trakcie akcji
  • Przygotowanie akcji od strony formalno-prawnej
  • Udostępnienie platformy Data Hawk i hosting bazy danych
  • Wprowadzanie danych z formularzy papierowych
  • Obsługa reklamacji i zgłoszeń aktualizacji danych
  • Dołączanie do tworzonej bazy informacji o gromadzonych punktach (z zewnętrznego systemu sprzedażowego)
  • Fulfilment i wysyłka nagród (wynajem i obsługa magazynu, pakowanie, obsługa przesyłek, dokumenty zwrotne, reklamacje)
  • Infolinia konkursowa (pytania, reklamacje, aktualizacje)

 

Zostaliśmy zaproszeni do współpracy na etapie tworzenia koncepcji akcji dzięki temu od początku mogliśmy proponować rozwiązania wpływające na zwiększanie efektywności kosztowej działań, jakości danych oraz ich bezpieczeństwa. 
 
Doświadczenia klienta z wcześniejszych akcji prowadziły do wniosku, że najbardziej właściwe jest pozostawienie wszystkich czynności i kwestii związanych z bazą danych w jednym miejscu. Dane osobowe wprowadzane manualnie z papierowych formularzy są zawsze obciążone błędem ludzkim (nieczytelne pismo, niepełne dane) co ostatecznie może uniemożliwić wysłanie nagrody. Skrócenie drogi danych i ich weryfikacji – przyspieszyło cały proces. Uruchomienie infolinii konkursowej dało uczestnikom nie tylko możliwość sprawdzenia stanu zgromadzonych punktów ale także umożliwiło prostą interakcję z organizatorem pytania o wysyłki, aktualizacja danych, reklamacje). Ponieważ cała akcja miała charakter B2B – działania te zbudowały bardzo dobry obraz organizatora w oczach klientów biorących udział w akcji.
 
Do zadań E-Data Systems należało także zorganizowanie magazynu nagród oraz wysyłek. Na postawie formularzy zamówień nagród zestawianych z bazą danych uczestników zawierającą saldo punktowe kompletowane były zamówienia, które po sprawdzeniu, pakowaniu oraz dołączeniu dokumentów zwrotnych wysyłane były za pośrednictwem firmy kurierskiej. Wszystkie etapy działań EDS raportowane były agencji.
 

Korzyści:

  • Usprawniliśmy przebiegu akcji przez pozostawienie obsługi bazy i czynności z nią związanych  w jednym miejscu
  • Umożliwiliśmy agencji koncentrację na obsłudze klienta, raportowania przebiegu akcji i koordynacji
  • Umożliwiliśmy bieżące monitorowanie akcji
 

Platforma komunikacji i obsługi programu partnerskiego

Obsługa długotrwałych programów partnerskich - to nasza specjalność. Klientów zachęcają nie tylko niskie ceny ale także nasze doświadczenie i wsparcie, które dzięki niemu zapewniamy. Kolejny program skierowany był do sieci dystrybucyjnej. Klientowi zależało na stworzeniu platformy umożliwiającej prezentację ofert promocyjnych i komunikację z uczestnikami. System motywacyjny opierał się o zasilenia kart przedpłaconych dlatego platforma musiała umożliwiać prezentację historii zasileń oraz transakcji w oparciu o dane przekazywane przez operatora kart.

W przygotowanej przez nas platformie zastosowaliśmy wiele rozwiązań ułatwiających prowadzone za jej pomocą działania. Najwięcej z nich dotyczy komunikacji z uczestnikami programu. Platforma umożliwia trzy kanały komunikacji – WWW, e-mail i SMS. Założyliśmy, że w każdym z tych kanałów komunikacja musi mieć możliwość personalizacji oraz określania grona odbiorców. Zbudowaliśmy mechanizm prostego tworzenia wiadomości z wykorzystaniem parametrów podawanych bezpośrednio w liście wysyłkowej. Mechanizm ten spodobał się także klientowi.

Korzystając z danych pozyskiwanych automatycznie od operatora kart umożliwiliśmy uczestnikom śledzenie historii zasileń otrzymanych karty a także historię przeprowadzonych transakcji.

Dodatkowym elementem obsługi jest gromadzenie i weryfikacja deklaracji przystąpienia do programu przesyłanych w formie papierowej. Obsługa klasycznych dokumentów to nadal istotny element naszej oferty. 

 

SMS - weryfikacja zgłoszeń - wysyłki nagród

Loterie SMS to już standard w działaniach B2C. Nasze rozwiązania IT są przystosowane do korzystania z tego narzędzia jednak tym razem konieczne było stworzenie niewielkiej modyfikacji. Przygotowaliśmy system weryfikacji kodów przesyłanych przez uczestników loterii zabezpieczając od razu samą bramkę wraz z indywidualnym, skróconym numerem dostępowym.

Ponieważ mechanizm akcji zakładał także wydawanie nagród natychmiastowych w POS (zdrapka) – gromadziliśmy wykorzystane zdrapki i weryfikowaliśmy wydane nagrody tworząc odpowiedni raport dla klienta. Bieżące raportowanie było o tyle istotne, że akcja trwała 6 miesięcy a dla klienta istotne było monitorowanie jej przebiegu i bieżące rozliczanie z POS.

Nasi operatorzy kontaktowali się ze zwycięzcami i przekazywali wytyczne odnośnie dalszej procedury. Po otrzymaniu zgłoszeń w formie papierowej były one weryfikowane pod kątem zgodności z wymaganiami regulaminu a następnie przekazywane do działu wysyłek.

Wysyłki to najprostszy element całego procesu. Przed rozpoczęciem akcji klient dostarczył nagrody do magazynu a więc przy wysyłce konieczne było jedynie przygotowanie dokumentów zwrotnych dla odbiorcy oraz opakowanie i nadanie przesyłki kurierskiej.

Jak widać wspieraliśmy klienta we wszystkich czynnościach odnoszących się do obsługi zgłoszeń i uczestników. Dzięki temu klient mógł skoncentrować swoje działania na ogólnej obsłudze i koordynacji programu. Udało się zachować przejrzysty system komunikacji eliminując niepotrzebny szum. 

 

Wsparcie działania programu lojalnościowego

Działania:

  • Konsultacje merytoryczne
  • Udostępnienie i wdrożenie platformy Data Hawk
  • Wprowadzanie danych klientów z formularzy zgłoszeniowych programu lojalnościowego
  • Przejęcie kontaktu ze sklepami sieci w celu usprawnienia spływu danych

Zaproponowaliśmy klientowi usprawnienie działania programu lojalnościowego poprzez wprowadzenie platformy Data Hawk oraz przejęcie przez E-Data Systems kontaktu ze sklepami sieci. Wprowadzenie Data Hawk wyeliminowało konieczność przekazywania bazy wprowadzonych danych w formie pliku co znacznie wpłynęło na poprawę bezpieczeństwa bazy danych. Data Hawk rejestruje wszystkie działania użytkowników dotyczące całych baz oraz pojedynczych rekordów. Dodatkowo platforma pozwala na stały dostęp do aktualnej bazy danych a także wykonywanie wielu przydatnych w pracy działu marketingu działań. Kolejnym elementem usprawniającym ogólne działanie programu lojalnościowego było przejęcie kontaktu ze sklepami sieci. Dzięki temu formularze będą trafiały bezpośrednio z miejsca ich zbierania do miejsca wprowadzania co umożliwia feedback w przypadku jeśli formularze wypełniane niestarannie. Skraca to czas oraz poprawia jakość danych.

Korzyści:

  • Zwiększenie bezpieczeństwa danych osobowych
  • Skrócenie czasu od wypełnienia formularza do dostępności danych w bazie
  • Większa kontrola nad regularnością spływu danych ze sklepów
  • Bieżący monitoring jakości przekazywanych przez sklepy danych
  • Możliwość bieżącego raportowania
 

Zarządzanie bazą danych Centrum Handlowego, Poznań

Działania:

  • Opracowanie polityki bezpieczeństwa danych osobowych
  • Przygotowanie wniosku rejestracyjnego bazy danych do GIODO
  • Udostępnienie i wdrożenie platformy Data Hawk wraz z hostingiem baz danych
  • Wprowadzanie na bieżąco do Data Hawk danych z papierowych formularzy wypełnianych przez uczestników romocji i konkursów
  • Podpięcie formularzy WWW na stronie centrum do Data Hawk

W ramach działań dla klienta przeprowadziliśmy audyt, którego celem było określenie bieżącej sytuacji formalno prawnej oraz ocena realnych potrzeb działu marketingu. Audyt wykazał konieczność przygotowania wewnętrznej polityki bezpieczeństwa biura centrum handlowego oraz zarejestrowania bazy danych w GIODO. Dodatkowo opracowaliśmy dla klienta zgodne z wymaganiami prawa formuły zgody na przetwarzanie danych osobowych udzielanej przez uczestników akcji promocyjnych centrum. Pierwsze działania E-Data Systems zachęciły klienta do zintensyfikowania działań direct-marketingowych oraz aktywniejszego niż dotąd budowania bazy danych.

Korzyści:

  • Zwiększenie bezpieczeństwa danych osobowych, uporządkowanie kwestii formalno-prawnych
  • Wszystkie dane znajdują się teraz w jednym miejscu zarówno te zbierane przez WWW jak i z papierowych formularzy
  • Łatwy dostęp do raportów
  • Aktualna sytuacja zachęca do bardziej aktywnego prowadzenia działań direct-marketingowych